Externalizar la auditoría interna: cuándo merece la pena y qué ventajas tiene
La auditoría interna está prevista para el mes que viene. El responsable de calidad tiene la agenda llena, dirección necesita cerrar varios proyectos y todavía queda por revisar la documentación de distintos departamentos. La empresa sabe que debe realizarla, pero encontrar a alguien que pueda encargarse empieza a ser complicado.
Es una situación bastante habitual, especialmente en organizaciones pequeñas y medianas. Aunque dispongan de un sistema de gestión implantado, no siempre cuentan con personal preparado para auditarlo. En estos casos, externalizar la auditoría interna puede ser una solución práctica, tanto por disponibilidad como por experiencia.
En Audita T realizamos auditorías de sistemas de gestión para empresas de diferentes sectores. Nuestro trabajo, como expertos en certificaciones consiste en revisar cómo se están aplicando los requisitos, comprobar evidencias y detectar posibles desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores. Una revisión independiente ayuda a conocer el estado del sistema con mayor objetividad.
¿Se puede contratar una auditoría interna a una empresa externa?
Sí. Aunque se denomine auditoría interna, puede realizarla un profesional que no pertenezca a la plantilla. El término hace referencia a su finalidad dentro del sistema de gestión, y no necesariamente a la relación laboral del auditor con la organización.
Las normas ISO contemplan la necesidad de realizar auditorías internas a intervalos planificados. También requieren que el proceso se desarrolle con objetividad e imparcialidad. La empresa puede recurrir a auditores externos siempre que se respeten estos principios.
Eso sí, contratar el servicio no significa desentenderse de los resultados. La organización continúa siendo responsable de su sistema, de analizar los hallazgos y de aplicar las acciones que correspondan.
Cuándo merece la pena externalizar la auditoría interna
Hay empresas que cuentan con auditores internos experimentados y pueden organizar sus revisiones sin dificultad. Otras necesitan apoyo porque su estructura es más reducida o porque han incorporado nuevas normas.
Cuando nadie dispone de tiempo suficiente
En muchas pymes, la persona responsable de calidad también atiende clientes, gestiona proveedores o participa en producción. Preparar una auditoría completa implica revisar requisitos, organizar entrevistas, comprobar registros y redactar conclusiones. La falta de tiempo puede afectar a la profundidad de la revisión.
Contratar un auditor externo permite reservar unos días para ese trabajo sin obligar al equipo a asumir una carga adicional importante. Naturalmente, los responsables de los procesos tendrán que participar y facilitar la información necesaria.
Cuando resulta difícil garantizar la imparcialidad
Imagina una empresa con cuatro departamentos y un único responsable de calidad. Esa persona ha redactado buena parte de los procedimientos, controla los registros y supervisa su cumplimiento. Pedirle que audite su propio trabajo puede generar un conflicto de intereses.
Un profesional ajeno a esas responsabilidades puede examinar el sistema con mayor distancia. La independencia del auditor contribuye a que las conclusiones sean imparciales, aunque siempre debe comprobarse que no existan otros conflictos de intereses.
Cuando la empresa incorpora otra norma ISO
Puede que el equipo conozca bien ISO 9001, pero tenga poca experiencia en ISO 14001 o ISO 27001. En ese caso, realizar una auditoría interna con personal propio exige disponer de las competencias adecuadas para evaluar los nuevos requisitos.
Recurrir a especialistas resulta especialmente útil durante las primeras revisiones. La experiencia del auditor ayuda a identificar cuestiones que un equipo menos familiarizado con la norma podría pasar por alto.
Qué ventajas tiene contratar auditores externos
La principal ventaja suele ser disponer de profesionales acostumbrados a revisar sistemas de gestión en distintas organizaciones. Esa experiencia facilita reconocer desviaciones habituales, interpretar requisitos y formular preguntas que permitan entender cómo funciona cada proceso.
También se gana perspectiva. Cuando llevas años utilizando los mismos procedimientos, determinadas costumbres terminan pareciendo normales. Una persona externa puede detectar que un control ha perdido utilidad o que dos departamentos están realizando tareas duplicadas.
Otra cuestión es la planificación. Contar con un servicio especializado permite organizar la auditoría sin depender exclusivamente de la disponibilidad de personal interno. Eso resulta útil cuando se aproxima una auditoría de certificación o seguimiento.
¿Sale más barato externalizar la auditoría interna?
Depende de la organización. Contratar una auditoría tiene un coste, pero formar auditores internos también requiere inversión. Hay que dedicar horas a su preparación, mantener sus conocimientos actualizados y reservar tiempo para realizar las revisiones.
Para una empresa grande, con varias auditorías al año, disponer de un equipo propio puede ser una opción razonable. En una pyme que necesita revisar su sistema periódicamente, contratar profesionales externos puede resultar más conveniente.
Antes de comparar presupuestos conviene tener en cuenta el coste completo de cada alternativa: formación, tiempo del personal, desplazamientos, preparación y seguimiento. El precio de una auditoría aislada cuenta una parte de la historia.
Qué debe incluir un servicio de auditoría interna
Una propuesta profesional debería explicar qué se va a revisar, con qué criterios, qué centros o procesos estarán incluidos y cuánto tiempo se dedicará al trabajo. También conviene conocer la experiencia de los auditores y cómo se presentarán los resultados.
La auditoría comienza antes de visitar las instalaciones. El profesional necesita conocer la actividad de la empresa, revisar la información pertinente y preparar un plan de trabajo. Durante la evaluación entrevistará a responsables, examinará evidencias y comprobará cómo se aplican los procedimientos.
Al terminar, la organización debe recibir un informe comprensible, con hallazgos concretos y evidencias que los respalden. Un documento lleno de observaciones genéricas aporta poco a quienes después tendrán que tomar decisiones.
Cómo elegir una empresa para realizar la auditoría
La experiencia con la norma es importante, pero también interesa que el auditor comprenda el sector y los procesos que va a revisar. Una empresa industrial, una clínica y una compañía de servicios tecnológicos trabajan de maneras muy distintas.
Pregunta quién realizará la auditoría, qué cualificación tiene y cómo se organiza el trabajo. Comprueba también si el presupuesto contempla todas las ubicaciones necesarias y qué ocurre cuando se detectan no conformidades.
Hay otra cuestión que merece atención: la independencia respecto a las actividades auditadas. Si el proveedor también ha diseñado o implantado el sistema, debe valorarse si existen conflictos de intereses que puedan comprometer la imparcialidad de la auditoría.
En nuestro artículo sobre los principios de una auditoría explicamos los criterios de integridad, independencia, confidencialidad y evaluación basada en evidencias que deben orientar este trabajo.
Qué ocurre después de una auditoría externalizada
Recibir el informe suele ser el comienzo de otra fase. Los responsables de la empresa tienen que estudiar los hallazgos, determinar las causas de las desviaciones y decidir qué medidas van a adoptar.
Por ejemplo, si se detecta que varios pedidos se aprueban sin seguir el procedimiento establecido, habrá que averiguar qué está ocurriendo. Quizá las instrucciones sean confusas, falte formación o el proceso haya cambiado sin actualizar la documentación.
El auditor puede aportar información y aclarar sus conclusiones, pero la responsabilidad de corregir las no conformidades corresponde a la organización. Después será necesario comprobar si las acciones han funcionado.
Externalizar una auditoría interna ISO 9001
En empresas certificadas o que están preparando su primera certificación, la auditoría interna de calidad permite comprobar si los procesos cumplen los requisitos de ISO 9001 y los establecidos por la propia organización.
En Audita T ofrecemos el servicio de auditoría de Calidad ISO 9001 para revisar el sistema y detectar desviaciones. Una evaluación bien planificada permite afrontar la siguiente auditoría externa con información más completa sobre los aspectos que necesitan atención.
Cuando el sistema todavía está en fase de implantación, nuestra consultoría de Calidad ISO 9001 puede ayudar a organizar procedimientos y requisitos. Conviene, en cualquier caso, preservar la imparcialidad cuando se planifican posteriormente las auditorías.
¿Y si la empresa tiene implantada ISO 27001?
Los sistemas de seguridad de la información requieren conocimientos específicos. La auditoría puede incluir la revisión de riesgos, controles de acceso, gestión de incidentes, proveedores tecnológicos y otras cuestiones relacionadas con el alcance del sistema.
En estos proyectos, disponer de auditores con experiencia en seguridad de la información resulta especialmente importante. La complejidad técnica de determinados controles exige una evaluación adecuada.
Audita T también dispone de servicios de consultoría de Seguridad de la información ISO 27001 para organizaciones que necesitan implantar o revisar sus sistemas de gestión.
Cuándo contratar el servicio y cómo empezar
Si tu empresa tiene una auditoría de seguimiento dentro de unos meses, conviene organizar la revisión interna con margen. Así habrá tiempo para analizar los resultados y corregir posibles desviaciones antes de recibir a la entidad certificadora.
También puedes recurrir a auditores externos aunque no tengas una certificación próxima. Algunas empresas prefieren contar periódicamente con una valoración independiente para comprobar que sus procesos siguen funcionando correctamente.
En Audita T podemos estudiar las características de tu organización, las normas implantadas y los procesos que necesitas revisar. Si estás valorando externalizar la auditoría interna de tu empresa, puedes explicarnos tu situación mediante nuestro formulario de contacto. A partir de esa información podremos valorar el alcance del trabajo y cómo organizarlo.
