El proceso de auditoría interna es esencial para poder asegurar la calidad en el funcionamiento de cualquier empresa. en audita-T somos expertos en el asesoramiento a las compañías para que pongan en marcha este tipo de procedimientos.
¿Quieres saber más? A lo largo de este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre la realización de una auditoría interna.
Contenidos
¿Qué es una auditoría interna? Definición
Una auditoría interna es llevar a cabo un «examen», promovido por la propia empresa, para verificar el correcto funcionamiento de sus procesos internos de trabajo frente a la norma de referencia contra la que se está auditando. Por ejemplo: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, etc.
Su puesta en marcha supone la aplicación de los procedimientos establecidos por la organización que ayudan a establecer la calidad como método habitual de trabajo dentro de la organización.
¿Cual es el objetivo de una auditoría interna?
El objetivo final de cualquier tipo de auditoría interna es obtener la información necesaria de nuestra compañía para así poder optimizar el funcionamiento interno de la organización, haciendo más seguros y productivos los procesos mediante la vigilancia y el establecimiento de protocolos de actuación claros y bien definidos.
Todo esto se traduce en un menor número de incidencias de calidad, así como en una mejor gestión de los recursos, seguridad laboral y, en general, en un mejor balance de rentabilidad para cualquier negocio.
Diferencias entre auditoría interna y auditoría externa
Es habitual pensar que una auditoría interna ha de ser realizada por los propios empleados de la organización, pero esto no tiene por qué ser así necesariamente. La auditoría interna también puede ser llevada a cabo por compañías consultoras como la nuestra o profesionales especializados en este tipo de servicios ajenos a la propia empresa.
A decir verdad, lo es recomendable que la auditoría interna que se lleve a cabo en los diferentes departamentos de la organización sea realizada por personal que no trabaje habitualmente en estos, ya que los propios trabajadores tienen más posibilidades de pasar por alto determinados errores relacionados con su actividad habitual. Esto es reflejado en las normas internacionales ISO como principio de independencia.
Esta circunstancia puede generar cierta confusión entre los conceptos de auditoría interna y auditoría externa.
Pues bien, la principal diferencia entre ambas es que una auditoría interna es puesta en marcha por la propia empresa para controlar sus procesos internos sin requerir la emisión de un certificado a la finalización de la misma.
Por el contrario, la auditoría externa se realiza por entidades ajenas a la empresa y con la acreditación correspondiente para verificar el cumplimiento de las normas relacionadas con su actividad. Es el caso de las distintas entidades de certificación, como pueden ser AENOR, DNV-GL, APPLUS, etc.
Estas entidades de certificación deben estar acreditadas por un organismo independiente, en España, la Entidad Nacional de Acreditación es ENAC, la cual habilita a las Entidades de Certificación a realizar auditorías externas y a emitir los correspondientes certificados acreditados internacionalmente y reconocidos por otras empresas así como por las administraciones públicas.
Además, los propios clientes de una organización pueden solicitar el llevar a cabo una auditoría externa a su proveedor siempre que deseen comprobar que este cumple con los requisitos de calidad o viabilidad exigidos para trabajar conjuntamente.
¿Cómo se hace una auditoría interna?
Una vez tomada la decisión de realizar una auditoría interna en la organización, es importante definir de forma clara cómo se va a realizar. En general, podemos identificar las siguientes etapas:
Planificación
Es la fase inicial de la auditoría interna. En ella se establece el calendario de fechas y horarios en las que tendrá lugar, en función de las normas que haya que auditar. Asimismo, se informa a los responsables de cada departamento sobre la documentación necesaria que deberán aportar para llevar a cabo el proceso de forma correcta.
Evaluación
Es el proceso en el que se revisan todos los elementos que forman parte de la auditoría interna. Se hace junto a los responsables de cada departamento, mientras se van apuntando todos los hallazgos encontrados, es decir, todos aquellos parámetros que cumplen o no con los requisitos de calidad indicados, para, en una fase posterior, categorizarlos como «no conformidades», «observaciones», «oportunidades de mejora» o «puntos fuertes».
Informe
Una vez finalizada la etapa de evaluación, se procede a elaborar el informe con todas las conclusiones. Este debe ponerse en conocimiento de todos los miembros del departamento en cuestión, para que puedan tomar las medidas oportunas para su cumplimiento.
Seguimiento
De nada sirve realizar una auditoría interna si no se cumplen las medidas propuestas. Por este motivo es tan importante la fase de seguimiento, en la que se controlará de forma periódica el cumplimiento de los cambios y las medidas de mejora sugeridas.
Tipos de auditoría interna
En función del ámbito de la empresa que se analice, podemos encontrar distintas modalidades de auditoría interna. A continuación, vemos algunas de ellas, así como las normativas que deben tenerse en cuenta para su correcta planificación y ejecución:
Auditoría interna de calidad (Norma ISO 9001)
ISO 9001 es el estándar internacional sobre Sistemas de Gestión de Calidad. Es la base sobre la que deben planificarse los procesos de auditoría interna de calidad para verificar el cumplimiento de los requisitos de funcionamiento más idóneos.
Auditoría interna medioambiental (Norma ISO 14001)
La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental establece los requisitos que deben seguir las empresas en materia de seguridad medioambiental, de cara a llevar a cabo su actividad de forma segura y responsable.
Toda auditoría interna ambiental debe emplear esta norma internacional como referencia para su ejecución.
Auditoría interna de seguridad laboral (Norma ISO 45001)
ISO 45001 es la normativa internacional que regula los Sistema de Seguridad y Salud Laboral en el Trabajo. Indica los procedimientos a seguir para garantizar un entorno profesional seguro para los miembros de una organización, contribuyendo así al cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
Una auditoría interna de seguridad y salud laboral en el trabajo garantiza que la organización conozca cómo gestiona los riesgos laborales intrínseco de su actividad y así pueda tomar medidas para mitigar o minimizar los mismos.
¿Qué ventajas tienen las auditorías internas?
Tomar la decisión de llevar a acabo una auditoría interna supone los siguientes beneficios para cualquier empresa:
Calidad
La evaluación de los procesos internos permite tomar las medidas oportunas para garantizar la calidad en todos los ámbitos de la organización.
La auditoría interna es un proceso esencial para garantizar la calidad en el funcionamiento de cualquier empresa
Seguridad
Llevar un control del funcionamiento de la organización implica establecer las medidas de seguridad laboral necesarias para prevenir los accidentes y las bajas laborales.
Confianza
Las auditorías internas generan confianza en la organización, tanto desde el punto de vista interno, en los propios trabajadores, como desde el punto de vista externo, en los potenciales clientes y en la sociedad en general.
Eficacia
Establecer unos protocolos de actuación conforme a criterios de calidad y seguridad supone un aumento en la eficacia de cualquier empresa, optimizando los costes y la rentabilidad.
Si quieres saber más sobre las características de una auditoría interna, no dudes en contactar con nosotros. Te proporcionaremos toda la ayuda que necesites para garantizar el mejor funcionamiento de tu empresa.
