Certificaciones para licitaciones públicas: cuándo pueden ayudarte a conseguir más puntuación
Una empresa encuentra una licitación interesante, revisa el presupuesto, comprueba que puede prestar el servicio y empieza a preparar la documentación. Al llegar a los criterios técnicos aparece una referencia a certificados, sistemas de gestión o acreditaciones que hasta ese momento no había tenido en cuenta.
Es una situación bastante habitual. Las certificaciones para licitaciones públicas pueden tener importancia en determinados procedimientos de contratación, aunque su papel no siempre sea el mismo. Dependiendo del pliego y del contrato, habrá que estudiar exactamente qué se solicita y cómo debe acreditarse.
Para una empresa que trabaja habitualmente con administraciones o que quiere empezar a hacerlo, revisar este aspecto con antelación puede ahorrar bastantes problemas. En Audita T, cómo expertos en auditorías y certificaciones ISO ayudamos a organizaciones a implantar y revisar sistemas de gestión para que puedan afrontar procesos de certificación con una base bien preparada.
Empieza por leer exactamente qué pide el pliego
Hablar de licitaciones públicas de forma general puede llevar a conclusiones equivocadas. Cada procedimiento tiene sus condiciones y el primer documento que debe estudiar la empresa es el propio pliego.
Conviene comprobar qué se solicita, en qué momento debe acreditarse y qué valor tiene dentro del procedimiento. Una referencia a una certificación puede estar relacionada con requisitos de solvencia, condiciones técnicas, criterios de adjudicación u otros elementos del contrato.
También hay que prestar atención a la forma en la que está redactada la exigencia y a las posibles vías admitidas para acreditar el cumplimiento. Preparar una oferta basándose únicamente en lo que ocurrió en una licitación anterior puede acabar provocando errores.
Una certificación puede tener una utilidad comercial que va más allá del certificado
Muchas empresas empiezan a interesarse por los sistemas de gestión después de encontrar una oportunidad concreta. Un cliente se lo solicita, aparece una licitación o una gran compañía introduce nuevos requisitos para sus proveedores.
Ese motivo inicial es perfectamente válido, aunque después suelen aparecer otras ventajas. Implantar correctamente un sistema obliga a revisar procesos, responsabilidades, controles y documentación que la empresa ya utiliza.
Audita T explica en su artículo sobre para qué sirve una certificación ISO que una de sus posibles utilidades es precisamente facilitar el acceso a nuevos mercados y a determinados contratos con administraciones y grandes organizaciones.
Para una empresa que quiere ampliar su actividad hacia el sector público, merece la pena estudiar qué certificaciones aparecen con frecuencia en las oportunidades que encajan con sus servicios.
El error de empezar a certificarse cuando la licitación ya está publicada
Imaginemos que encuentras un concurso que encaja perfectamente con tu empresa y el plazo para presentar ofertas termina dentro de unas semanas. Al revisar la documentación descubres que una determinada certificación puede tener relevancia.
En ese momento hay poco margen.
Una certificación requiere implantar un sistema, generar evidencias, realizar las revisiones correspondientes y superar posteriormente una auditoría externa. No consiste en solicitar un documento y recibirlo unos días después.
En nuestra entrada sobre cómo conseguir una certificación ISO en España explicamos las diferentes fases del proceso, desde el diagnóstico inicial hasta la auditoría realizada por la entidad certificadora.
Si las licitaciones forman parte de la estrategia comercial de la empresa, tiene mucho más sentido estudiar estas necesidades antes de que aparezca el concurso que interesa.
Revisar licitaciones anteriores puede darte información útil
No hace falta esperar a la próxima convocatoria para empezar a prepararse.
Puedes localizar procedimientos anteriores relacionados con tu sector y estudiar sus pliegos. Así tendrás una referencia sobre el tipo de documentación que se solicita, las condiciones habituales y las certificaciones que aparecen con mayor frecuencia.
Este análisis también permite detectar tendencias. Si durante varios procedimientos similares observas requisitos relacionados con calidad, medio ambiente, seguridad de la información u otras áreas, puedes valorar si tiene sentido incorporarlos a la planificación de tu empresa.
La decisión de certificarse debería apoyarse en las necesidades de la organización y en las oportunidades comerciales que realmente persigue, en lugar de acumular certificados sin una utilidad definida.
No todas las certificaciones responden a la misma necesidad
Las organizaciones pueden certificar sistemas relacionados con ámbitos muy diferentes. Por eso la actividad de la empresa y el tipo de contratos a los que quiera acceder condicionarán la elección.
Una organización que presta servicios tecnológicos puede encontrarse con exigencias distintas a las de una empresa industrial, una constructora o una compañía dedicada a servicios ambientales.
En la guía de Audita T sobre certificaciones ISO en España puedes consultar una explicación general sobre los diferentes sistemas y sobre el proceso mediante el que una entidad externa evalúa su cumplimiento.
Antes de iniciar una implantación conviene revisar el mercado en el que trabaja la empresa y determinar qué sistema puede aportar una utilidad concreta.
Tener el certificado exige que detrás exista un sistema que funcione
Cuando una empresa necesita una certificación por motivos comerciales, existe el riesgo de centrar toda la atención en conseguir el documento.
Pero el trabajo importante ocurre antes.
Hay que definir procesos, mantener registros, establecer controles y comprobar periódicamente que el sistema sigue funcionando. Después llegará la evaluación independiente que determinará si se cumplen los requisitos correspondientes.
Si necesitas preparar esta parte, nuestra consultoría de Calidad puede ayudarte a adaptar los procedimientos a la actividad cotidiana de la empresa y a preparar el sistema antes de la certificación.
La documentación creada únicamente para superar una auditoría suele convertirse después en una carga. Cuando los procedimientos reflejan cómo trabaja el equipo, mantenerlos resulta mucho más sencillo.
También debes comprobar el alcance del certificado
Este detalle puede pasar desapercibido cuando se prepara una oferta con prisa.
No basta con comprobar que la empresa dispone de un certificado. Hay que revisar su alcance, vigencia y correspondencia con la actividad que se pretende acreditar.
Una organización puede desarrollar varias líneas de negocio y tener certificada únicamente una parte. También puede haber incorporado nuevas instalaciones o servicios después de la última certificación.
Por eso conviene revisar periódicamente que el alcance sigue describiendo correctamente las actividades cubiertas por el sistema.
La vigencia merece especial atención si licitas con frecuencia
Una empresa que utiliza sus certificaciones dentro de procesos comerciales debe conocer sus fechas de seguimiento y renovación. Esperar hasta el último momento puede generar una situación incómoda si coincide una auditoría pendiente con la preparación de una oferta.
Los certificados requieren mantenimiento. Durante el ciclo correspondiente habrá evaluaciones destinadas a comprobar que el sistema continúa implantado y que las posibles desviaciones se gestionan.
Precisamente por eso conviene integrar estas fechas dentro del calendario habitual de la empresa. La certificación deja entonces de ser una tarea que reaparece cada cierto tiempo y pasa a formar parte de la gestión.
Una auditoría interna puede evitar sorpresas antes de una oportunidad importante
Si utilizas una certificación para acceder a contratos relevantes, merece la pena comprobar periódicamente el estado del sistema.
Una auditoría de Calidad permite revisar procedimientos, registros y evidencias antes de la siguiente evaluación externa. También puede sacar a la luz diferencias entre lo que está documentado y lo que realmente ocurre en los departamentos.
Detectar estas cuestiones con margen facilita bastante las cosas. Puedes analizar el problema, corregirlo y comprobar después si la medida aplicada ha funcionado.
La propia Audita T recuerda en su contenido sobre certificaciones que las auditorías internas forman parte de la preparación necesaria antes de acudir a la entidad que finalmente certificará el sistema.
En algunas licitaciones también será importante cómo proteges la información
Determinados contratos implican acceso a datos, documentación confidencial, sistemas tecnológicos o información perteneciente a la administración contratante.
En estos casos pueden aparecer requisitos específicos relacionados con seguridad y gestión de la información. La empresa tendrá que estudiar cada pliego para conocer exactamente qué condiciones se aplican.
Si tu actividad tiene una dependencia importante de datos y sistemas digitales, puedes revisar nuestra consultoría de Seguridad de la información para conocer cómo se estructura un sistema orientado a gestionar estos riesgos.
¿Merece la pena certificarse pensando en futuras licitaciones?
Dependerá de los contratos a los que quieras acceder.
Antes de tomar la decisión, revisaría las oportunidades de los últimos meses o años dentro de tu sector. Comprueba qué requisitos se repiten y qué peso tienen las certificaciones en los procedimientos que realmente interesan a la empresa.
Después hay que valorar el esfuerzo necesario para implantar y mantener el sistema frente a las oportunidades comerciales que puede facilitar.
Este análisis previo permite tomar una decisión bastante más sensata que empezar una certificación simplemente porque otras empresas del sector ya disponen de ella.
Prepararse con tiempo cambia mucho la forma de afrontar una licitación
Cuando aparece una buena oportunidad, ya hay bastante trabajo que hacer: estudiar el pliego, preparar la propuesta técnica, calcular costes, recopilar documentación y cumplir los plazos.
Tener previamente organizados los sistemas de gestión y las certificaciones que la empresa utiliza evita añadir otro problema a esa lista.
En Audita T podemos ayudarte a estudiar qué sistema de gestión encaja con tu organización, prepararlo y realizar las auditorías internas necesarias antes de acudir a la certificación externa.
Si estás valorando obtener una certificación porque tu empresa quiere presentarse a nuevos concursos o trabajar con administraciones públicas, puedes contarnos qué necesitas mediante nuestro formulario de contacto. Revisaremos contigo el punto de partida y el trabajo necesario para preparar el sistema.
