Cuánto tarda una empresa en conseguir una certificación y qué puede retrasar el proceso
Cuando una empresa decide certificarse, una de las primeras cuestiones que plantea es bastante lógica: ¿cuánto tarda una certificación? ¿cuánto tiempo vamos a necesitar?La respuesta depende mucho del punto de partida. Una organización que lleva años trabajando con procedimientos definidos no afronta el mismo recorrido que otra que todavía necesita ordenar procesos, responsabilidades y documentación.
Por eso, cuando hablamos de cuánto tarda una certificación, conviene separar el tiempo necesario para preparar el sistema del propio proceso de evaluación realizado por la entidad certificadora.
En Audita T acompañamos a empresas durante esa preparación. Revisamos cómo trabajan, qué requisitos tienen ya cubiertos y dónde será necesario intervenir antes de llegar a la auditoría externa.
Como expertos en certificaciones te ayudamos a conseguir y te explicaremos en cada caso cuánto tarda una certificación en conseguirse.
Una buena planificación permite establecer unos plazos razonables desde el principio y evita promesas difíciles de cumplir.
No existe un plazo idéntico para todas las empresas
Sería sencillo decir que una certificación tarda dos, tres o seis meses. También sería poco preciso.
El tiempo depende del tamaño de la organización, la complejidad de sus actividades, el número de centros, la certificación que quiera conseguir y el estado de sus procesos. También influye la disponibilidad de recursos internos para trabajar en el proyecto.
Una pequeña empresa con procedimientos bastante claros puede avanzar con rapidez. Una organización con varias sedes, numerosos departamentos o procesos poco documentados necesitará normalmente más preparación.
En nuestra guía sobre cómo conseguir una certificación ISO en España explicamos las diferentes fases que atraviesa una organización desde que selecciona el sistema que quiere implantar hasta que llega a la auditoría externa.
El punto de partida condiciona buena parte del calendario
Antes de hablar de fechas resulta conveniente realizar un diagnóstico inicial. Este análisis permite comprobar qué requisitos ya cumple la empresa y cuáles necesitan trabajo.
En algunas organizaciones encontramos una base bastante avanzada. Existen responsabilidades definidas, controles, registros y procedimientos que simplemente necesitan adaptarse.
En otras hay que empezar ordenando cuestiones más básicas. Puede ser necesario establecer quién es responsable de cada proceso, crear determinados registros o definir cómo se gestionan las incidencias.
Cuanto mayor sea la distancia entre la situación actual y los requisitos de la certificación, más tiempo habrá que reservar para la implantación.
Primero hay que conseguir que el sistema funcione
Preparar documentación rápidamente no significa que el sistema esté implantado. Los procedimientos tienen que utilizarse y los registros deben demostrar que la empresa trabaja de acuerdo con ellos.
Esto requiere cierto recorrido.
Por ejemplo, si se establece un nuevo procedimiento para evaluar proveedores, será necesario comenzar a aplicarlo. Si se crean indicadores, habrá que recopilar datos suficientes para poder analizarlos. Lo mismo ocurre con objetivos, controles o acciones correctivas.
La certificación evalúa cómo funciona el sistema en la práctica. Un conjunto de documentos creado unas semanas antes aporta muy poca información si todavía no existen evidencias de su aplicación.
La implicación de la empresa puede acelerar o retrasar mucho el proyecto
Hay una parte del calendario que depende directamente de la propia organización.
Durante la implantación será necesario facilitar información, revisar documentos, tomar decisiones y aplicar cambios. Cuando estas tareas se resuelven con agilidad, el proyecto avanza. Cuando cada decisión queda pendiente durante semanas, los plazos se alargan.
También conviene designar una persona que pueda coordinar internamente el trabajo. No tiene que asumirlo todo, pero sí facilitar la comunicación entre dirección, departamentos y consultores.
Si estás valorando contar con apoyo externo, el artículo sobre qué hace un consultor explica cuál es su papel durante un proyecto de implantación y en qué tareas puede ayudar a la organización.
La auditoría interna necesita su propio espacio en el calendario
Antes de acudir a la certificación externa hay que comprobar el funcionamiento del sistema. La auditoría interna permite detectar desviaciones cuando todavía existe margen para analizarlas y corregirlas.
Programarla justo antes de la visita de la certificadora reduce mucho su utilidad. Si aparecen varias no conformidades, la empresa necesitará tiempo para estudiar sus causas, aplicar medidas y comprobar los resultados.
En Audita T realizamos auditorías de Calidad para organizaciones que necesitan comprobar el estado de su sistema antes de afrontar una evaluación externa.
También puedes ampliar información en nuestra entrada sobre en qué consiste una auditoría interna de calidad, donde explicamos su planificación, desarrollo y seguimiento.
Encontrar problemas durante la auditoría interna no significa que el proyecto vaya mal
De hecho, detectarlos en ese momento permite corregirlos antes de la certificación.
Puede aparecer un registro que no se está cumplimentando correctamente, un procedimiento desactualizado o una responsabilidad que el equipo no tiene clara. Son situaciones que deben analizarse, pero forman parte del proceso de revisión.
Lo que puede retrasar el calendario es encontrar problemas importantes demasiado cerca de la auditoría externa. Por eso recomendamos dejar margen entre ambas evaluaciones.
La preparación de la auditoría externa también lleva tiempo
Cuando el sistema ya está implantado y revisado internamente, llega el momento de preparar la certificación.
La empresa debe seleccionar la entidad certificadora, acordar el alcance, facilitar la información solicitada y coordinar las fechas de auditoría. La disponibilidad de los auditores también puede influir en el calendario, especialmente cuando se necesita experiencia en un sector determinado o deben visitarse varias instalaciones.
En nuestra publicación sobre cómo prepararte para una auditoría ISO repasamos cuestiones que conviene revisar antes de la evaluación, desde la documentación hasta la implicación del personal.
¿Qué situaciones suelen retrasar una certificación?
Después de trabajar con empresas diferentes, hay algunos problemas que aparecen con bastante frecuencia. Uno de ellos es subestimar el trabajo interno que requiere la implantación.
También encontramos retrasos cuando la documentación tarda demasiado en aprobarse, los responsables no disponen de tiempo para aplicar los nuevos procedimientos o se producen cambios importantes en la empresa durante el proyecto.
Otro motivo habitual es llegar a la auditoría interna con tareas pendientes. Si todavía faltan registros, controles o evidencias importantes, puede ser aconsejable retrasar la certificación externa en lugar de presentarse sin una preparación suficiente.
Las no conformidades pueden modificar los plazos previstos
La auditoría externa puede detectar incumplimientos que deban corregirse antes de finalizar el proceso. Su impacto dependerá de la naturaleza y gravedad del hallazgo.
La empresa tendrá que analizar qué ha ocurrido y presentar las acciones correspondientes dentro de los plazos establecidos. Cuando existen deficiencias importantes, puede ser necesaria una comprobación adicional antes de emitir el certificado.
Por este motivo, una buena revisión previa ayuda a reducir imprevistos. Detectar una desviación antes de la certificación permite trabajar sobre ella sin la presión de los plazos de la entidad certificadora.
Intentar conseguir la certificación demasiado rápido puede salir caro
Hay situaciones en las que una empresa necesita el certificado para acceder a un cliente, participar en una licitación o cumplir una condición contractual. Es comprensible que exista prisa.
El problema aparece cuando el calendario comercial no deja tiempo suficiente para implantar correctamente el sistema.
En esos casos conviene analizar la situación cuanto antes. A veces existe mucho trabajo ya realizado y el plazo puede ser viable. En otras ocasiones será necesario ajustar expectativas.
La consultoría de Calidad nos permite conocer el estado inicial de la organización y establecer un plan de trabajo ajustado a sus necesidades y recursos.
La organización documental también influye en los tiempos
Durante la implantación y las auditorías será necesario localizar procedimientos, registros, contratos, evaluaciones y otras evidencias. Cuando la información está dispersa entre diferentes carpetas, aplicaciones o cuentas personales, cada revisión consume más tiempo.
Organizar desde el principio dónde se guarda la documentación y quién puede modificarla facilita el trabajo posterior. Esto cobra todavía más importancia cuando la empresa maneja datos confidenciales o documentación de clientes.
En estos casos puede ser conveniente revisar también la Seguridad de la información y establecer controles adecuados sobre accesos, versiones y conservación.
Entonces, ¿cuánto tarda una certificación?
La respuesta responsable es que hay que conocer primero la empresa. Dar una fecha cerrada sin revisar el estado del sistema puede crear expectativas que después sean difíciles de cumplir.
Un diagnóstico inicial permite estimar cuánto trabajo existe, qué recursos serán necesarios y qué fases pueden desarrollarse en paralelo. A partir de ahí resulta mucho más sencillo establecer un calendario.
También conviene recordar que conseguir el certificado no termina el trabajo. El sistema deberá mantenerse y será objeto de auditorías posteriores. La propia Audita T explica en su guía sobre certificación que los sistemas certificados requieren seguimiento y renovación, por lo que interesa construir desde el principio una estructura que pueda mantenerse en el tiempo.
Planificar bien evita tener que correr al final
Si tu empresa tiene una fecha objetivo para conseguir una certificación, conviene empezar calculando hacia atrás. Hay que reservar tiempo para el diagnóstico, la implantación, la generación de evidencias, la auditoría interna y las posibles correcciones.
Ese margen permite trabajar con más tranquilidad y evita que la certificación se convierta en una acumulación de documentos preparados deprisa durante las últimas semanas.
En Audita T podemos revisar el punto de partida de tu organización y ayudarte a establecer un calendario razonable para preparar la certificación.
Si necesitas saber cuánto puede tardar la certificación en tu empresa, puedes explicarnos tu situación mediante nuestro formulario de contacto. A partir de las características de la organización y del sistema que quieras implantar podremos valorar el trabajo necesario.
