Si estás interesado en aclarar en qué consiste la realización de una auditoría interna de calidad basada en la norma internacional UNE-EN ISO 9001, continúa leyendo este post. A lo largo del mismo esperamos aclararte todas las dudas que te pudieras tener al respecto.
Contenidos
¿Qué es una auditoría interna de calidad?
Una auditoría interna de calidad es una comprobación que se realiza en una empresa para verificar el correcto funcionamiento de la misma en base a diferentes aspectos. Suele llevarse a cabo por terceras partes, ajenas a la entidad que está siendo objeto de la auditoría. A estas personas que efectúan esta auditoría se las conoce como Equipo Auditor.
Si nos centramos en el concepto de auditoría interna de calidad, esta es la que se lleva a cabo en las organizaciones para verificar la correcta implantación de la norma ISO 9001 en la empresa. El llevar a cabo auditorías internas de manera planificada y periódica es un requisito explícito dentro de la propia norma UNE-EN ISO 9001 desarrollado en su punto 9.2.1 el cual indica: «La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información
acerca de su el sistema de gestión de la calidad«. Este requisito se entiende como un componente básico para comprobar el grado de adecuación de la norma en la organización.
Con la realización de una auditoría interna de calidad se pretende, además de evaluar el funcionamiento de los sistema implantados, identificar las posibles desviaciones que pudieran existir con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001, o los propios suscritos por la organización, con el fin de establecer acciones correctivas adecuadas para subsanar los mismos. Esto permite asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad sigue las pautas establecidas y que, por tanto, los clientes pueden seguir depositando su confianza en los productos o servicios de la compañía.
Distintos tipos de auditorías
Las auditorías se clasifican de la siguiente manera en función de quién y para qué lleve a cabo la misma:
Auditoría interna
También nos referimos a este tipo de auditorías como:
Auditorías de primera parte:
Hemos comentado en qué consiste este tipo de auditoría de calidad en el apartado anterior. La propia empresa evalúa el estado de su sistema de calidad con personal propio o subcontratado.
Auditoría externa
A su vez, este tipo de auditorías se dividen en dos:
Auditoría de segunda parte:
es la que se lleva a cabo por parte de las diferentes partes interesadas de la organización y ajenas a la misma que desean conocer el estado del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa. Por ejemplo: clientes, proveedores, etc que desean establecer vínculos comerciales con la organización auditada.
Auditoría de tercera parte:
este tipo de auditorías se lleva a cabo por organizaciones totalmente independientes de la empresa auditada. A estas organizaciones se las denomina Entidades de Certificación, y para que el Certificado emitido tenga reconocimiento internacional, estas deben estar acreditadas por algún organismo internacional reconocido. En España, la Entidad Nacional de Acreditación es denominado ENAC.
Objetivos de una auditoría interna
Los principales objetivos de toda auditoría interna son:
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001.
- Evaluar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad implantado en la compañía en relación a los requisitos establecidos.
- Establecer la eficacia que presenta el Sistema de Gestión de Calidad implantado para la consecución de los objetivos establecidos por la organización.
- Determinar posibles oportunidades de mejora en el sistema de gestión auditado.
- Elaborar un informe de auditoría que recoja los hallazgos identificados y los categorice en función del tipo que sean. Por ejemplo: no conformidades, observaciones, áreas de mejora, puntos fuertes, etc. Además de mantener un registro con todas las evidencias evaluadas durante el proceso de auditoría por el equipo auditor.
Beneficios de las auditorías internas
Los principales beneficios de llevar a cabo las correspondientes auditorías internas de calidad son:
- Nos permite conocer el grado de adecuación de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad con respecto a los requisitos establecidos en la norma de referencia ISO 9001 y sus posibles desviaciones.
- Gracias a la realización de estas auditorías internas se puede llegar a descubrir deficiencias de las que no se tenía constancia con anterioridad y lograr la optimización de costes y del uso recursos, tanto técnicos como humanos.
- El realizar las correspondientes auditorías internas no ayuda a mantener actualizado el Sistema de Gestión de la Calidad de manera continua.
- Se implica a todo el personal de la compañía durante la realización de estas auditorías internas, lo cual repercute en una mayor concienciación e implicación de toda la plantilla para al demostrar la importancia de su trabajo para dar cumplimiento de los requisitos de la norma.
- Además, los resultados obtenidos tras la realización de la correspondiente auditoría interna de calidad conlleva la propuesta de acciones de mejora que, casi con total seguridad, no hubieran sido detectadas.
- El realizar estas auditorías internas de calidad de manera periódica permite obtener y mantener la certificación final de un modo más sencillo al minimizar los posibles contratiempos en las auditorías externas.
Tipos de auditores internos
Las auditorías internas suelen llevare a cabo por un trabajador o trabajadores de la propia compañía. Lo más importante a tener en cuenta es que estos no pueden auditar la parte del proceso en el que desarrolla, habitualmente, su actividad. Esto es así para evitar pasar por alto, de manera inconsciente, alguna deficiencia del propio proceso al estar completamente familiarizados con la actividad que se está desarrollando al considerarla normal.
Para poder realizar una auditoría interna, el equipo auditor debe estar formado para ser capaces de evaluar con los conocimientos necesarios y a su vez identificar el correcto desarrollo de los procesos conforme a los procedimientos de la organización según la norma ISO 9001.
Como ya hemos indicado anteriormente, aunque la auditoría se denomina auditoría interna, esta también puede ser llevada a cabo por profesionales especializados ajenos a la empresa. Es bastante común que este aspecto cree cierta confusión, sin embargo, se diferencia claramente de una auditoría externa porque esta no es llevada a cabo por una Entidad de Certificación Acreditada y por tanto no se emite una certificación ISO 9001 acreditada a la finalización de la misma.
Actores implicados en la auditoría interna
Como norma general, los siguientes actores se verán implicados siempre en una auditoría interna de calidad:
- Responsable de Gestión de la Calidad: es el responsable de la revisión y actualización de la norma vigente y de establecer los pasos a seguir por los auditores internos. Tiene la potestad suficiente dentro de la organización para decidir si es necesaria la realización de auditorías extraordinarias. Es el encargado de nombrar al auditor interno o al equipo auditor. En caso de ser necesario el establecimiento de medidas correctivas, colabora con los responsables de área para trabajar conjuntamente en la solución de las deficiencias. Además, es el encargado de custodiar los registros y documentación necesarios para que quede constancia de los procedimientos llevados a cabo durante la realización de la auditoría interna de calidad.
- Auditor Interno o equipo auditor: deberán llevar a cabo la auditoría interna de calidad de acuerdo con el procedimiento estipulado para auditar las áreas en cuestión. Una vez realizada la auditoría interna de calidad, deberán elaborar el informe de auditoría correspondiente. En caso de detectar la necesidad de introducir cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, deben proponer acciones para subsanar esas deficiencias en el sistema de gestión de manera conjunta con el Responsable de Gestión de la Calidad.
- Responsables de área: participarán de manera activa durante el proceso de auditoría interna con el auditor interno. Este papel tan activo le debe permitir comprender las no conformidades detectadas por el auditor interno. Una vez que se tomen medidas para subsanarlas, debe asegurarse de su correcto cumplimiento llevando a cabo un seguimiento de las mismas junto con el Responsable de Gestión de la Calidad.
Procedimiento de una auditoría interna
Planificación de la auditoría
Lo primero que hay que hacer cuando se desea realizar una auditoría interna de calidad es planificar esta con la antelación suficiente respecto a la fecha de realización de la auditoría. No se trata solo de llevar a cabo la auditoría interna de calidad, si no de contar con el tiempo adecuado y suficiente en cada proceso auditado en la organización para poder obtener toda la información necesaria. Es habitual que el responsable de la Gestión de Calidad establezca el calendario las auditorías internas de calidad, así como la designación del auditor interno o equipo auditor responsables de realizarlas. Será este último en encargado de llevar a cabo el plan de auditoría a seguir de manera consensuada con el Responsable del Sistema de Calidad.
Una vez que se haya establecido la fecha o fechas exactas para la realización de la auditoría interna, se le comunicará a los diferentes responsables de la parte del proceso que se va a auditar el día, el horario y los documentos que deben tener accesibles para el correcto desarrollo de la auditoría.
Desarrollo de la auditoría
En la fecha establecida, el auditor interno llevará a cabo una reunión de apertura en la cual se le explicará a los diferentes responsables de los procesos a auditar como se desarrollará la auditoría interna de calidad antes de comenzar.
La auditoría interna comienza cuando, el auditor y el personal de la organización auditado, van comprobando el desempeño de los requisitos fijados en el plan de auditoría. El auditor va dejando constancia de los hallazgos identificados en sus notas. En una fase posterior será necesario categorizar dichos hallazgos para plasmar los mismos en el informe de auditoría interna.
Redacción de las no conformidades
Una vez se han auditado todos los procesos establecidos en el plan de auditoría interna, el auditor categoriza los diferentes hallazgos. Estos pueden ser no conformidades, observaciones, áreas de mejora o puntos fuertes.
En el caso de las no conformidades, su redacción es de vital importancia para que todos los actores implicados en el proceso entiendan cual es el fallo detectado durante la auditoría interna y puedan establecer las acciones correctivas oportunas.
La misma siempre debe debe redactarse siguiendo los siguientes principios:
REQUISITO QUE SE INCUMPLE + DESCRIPCIÓN + HALLAZGOS
Elaboración de un informe final de auditoría
Para finalizar, el auditor interno redacta el correspondiente informe de auditoría interna con el resultado de la evaluación. Este informe debe ser puesto en conocimiento no solo el responsable del área auditada, sino también de todo el departamento implicado para que sean conscientes de la situación y de los motivos de la implantación de medidas correctoras que se establecerán para corregir las causas de estas desviaciones.
Todas las no conformidades identificadas en el informe de auditoría interna deben ser basadas en las evidencias recogidas, nunca se deben tener en cuenta valoraciones subjetivas o suposiciones personales.
Seguimiento de las medidas adoptadas
Todas las acciones correctivas que se establezcan deben ser consensuadas entre todas las partes implicadas: auditor interno, responsable del sistema de calidad y responsable de área.
Además, estas medidas establecidas para subsanar las causas de los problemas detectados durante la auditoría interna deben ser objeto de supervisión para asegurarse que se corrigen las no conformidades y que la auditoría ha aportado el valor esperado antes de la realización de la mismas. De igual manera, también se debe llevar a cabo un seguimiento de las acciones correctivas propuestas y realizadas para conseguir una mejora en el sistema de gestión de calidad.
¿Qué son las no conformidades en una auditoría interna?
Una no conformidad es la detección, durante la realización de una auditoría interna, de un incumplimiento a algún requisito del Sistema de Gestión de la Calidad con respecto a la norma ISO 9001 o con respecto a los propios requisitos establecidos por la organización.
Estas desviaciones pueden detectarse en cualquier parte del proceso productivo, ya sean en los materiales o en el desarrollo de los propios procesos.
Sea cual sea el tipo de no conformidad, esta debe ser subsanada.
Las no conformidades pueden categorizarse como:
No conformidad mayor, aquella que guarda relación directa con el incumplimiento total de algún requisito de la norma ISO 9001 y, por tanto, afecta de un modo general y sistemático a la organización.
No conformidad menor, la irregularidad detectada con respecto a la norma ISO 9001 o con respecto a los procedimientos establecidos por la propia organización no se encuentra sistematizada en la empresa.
En una auditoría externa o de certificación, la principal diferencia entre estos tipos de no conformidades es que las no conformidades categorizadas como menores permiten la obtención del certificado acreditado conforme a la norma ISO 9001, mientras que la subsanación de las no conformidades mayores es obligatoria de manera previa a la obtención de la certificación del sistema de gestión de la calidad de la empresa.
Las no conformidades de gestión más comunes son el incumplimiento de los plazos de ejecución de las auditorías internas programadas o la falta de determinados informes.
Auditoría interna común para las normas ISO 9001 e ISO 14001
Las normas internacionales ISO 9001 e ISO 4001 tienen requisitos comunes, por lo que se pueden realizar auditorías internas integradas para simplificar el proceso y evitar duplicidad de costes. En este caso, la auditoría pasa a denominarse auditoría interna integrada.
Llevar a cabo una auditoría de un Sistema de Gestión Integrado requiere que el auditor o el grupo de auditores tengan unos conocimientos sólidos y experiencia suficiente en la realización de este tipo de auditorías. A pesar de ser normas con muchas similitudes, si sólo se tiene experiencia en una de las ellas, pueden surgir dificultades para diferenciar ciertos aspectos.
La norma ISO 14001, por ejemplo, no exige expresamente la documentación por escrito de muchos de los procedimientos obligatorios sobre el Sistema de Gestión Medioambiental, por lo que en una auditoría interna ambiental basada únicamente en ISO 14001 no se exigirían, pero si se está evaluando con la norma ISO 9001 conjuntamente, en una Auditoría de Sistema Integrado se debe documentar todo el proceso para evitar incumplir algún requisito de la norma de calidad.
En una auditoría interna de este tipo, cuando se presenten discrepancias entre las distintas normas objeto de la evaluación, siempre debe primar el requisito más restrictivo.
Nuestra empresa de auditorías
En audita-T realizamos auditorías internas de empresas, tanto con el sistema recién implantado como auditorías internas para el mantenimiento de la certificación de la norma ISO 9001, además de realizar auditorías del Sistema de Gestión Integrado.
Nos ocupamos de asegurar el correcto cumplimiento de los requisitos exigidos, de la introducción de medidas en caso necesario y de identificar las mejoras que se pueden aplicar a la organización.
En audita-T contamos con una sólida y amplia experiencia como empresa auditora. Contáctanos e infórmate sin compromiso sobre lo beneficiosas que son las auditorías para tu negocio.
