Un sistema de gestión integrado facilita la simplificación de los procesos de diferentes área en un solo sistema. Por ello, hoy te explicaremos en qué consiste este sistema y cuáles son sus beneficios

¿Qué es un sistema de gestión integrado?

Un Sistema de Gestión consiste en una herramienta para establecer el protocolo diario de la actividad productiva de una empresa. Los recursos disponibles podrán así mejorar la organización, el rendimiento de la empresa y disminuir los costes.

Por tanto, un sistema de gestión es una garantía del cumplimiento de los estándares requeridos en el proceso según las normas internacionales.

Los sistema de gestión pueden ser aplicables a cada área, de esta manera tenemos:

• Sistema de Gestión de la Calidad: sistema de gestión que garantiza el cumplimiento de la norma ISO 9001 y versa sobre la calidad de un producto o servicio producido por una empresa
• Sistema de Gestión del Medioambiental: sistema de gestión que garantiza el cumplimiento de la norma ISO 14001 y favorece la reducción de los impactos medioambientales
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: sistema de gestión que garantiza el cumplimiento de la norma ISO 45001 y trata las directrices en materia de seguridad laboral

De este modo, las empresas pueden evitar costes adicionales y garantizar la calidad y el control del producto o servicio. De la misma manera, estas normas fomentan la eficiencia y buen funcionamiento de los sistema de gestión de la empresa. Por ello, puede ser una buena forma de mejorar la imagen corporativa frente a clientes y proveedores y reforzar nuestra posición en el mercado.

Sistema de Gestión Integrado

Un Sistema Integrado de Gestión (SIG) reúne diversas áreas en un único sistema de gestión.

Esto permite facilitar el mantenimiento de los sistema de gestión y aumenta su utilidad. Por ello, su integración supone una mejora notable para las empresas en términos de calidad para sus programas y políticas.

La actividad productiva se compone de distintos procesos y operaciones, aunque su integración posibilita mejorar la actividad diaria sin perjudicar a ninguna.

Sin embargo, hay que recalcar que no es necesario integrar todas las áreas, sino que se puede realizar un sistema de gestión integrado de aquellas disciplinas claves para nuestro negocio.

Ventajas de un Sistema de Gestión Integrado

Los beneficios de implantar un Sistema de Gestión Integrado son múltiples, entre ellos destacan:

• Aumento del rendimiento: la implantación de sistemas integrados de gestión evitan fallos comprometedores e incrementan la eficiencia de forma correlativa
• Un manual de gestión único: se puede aunar en un mismo registro los diferentes modelos integrados y de este modo, limitando los manuales de gestión. Por ello, el esfuerzo y la dedicación necesarias se reducen para conseguir un producto más eficaz
• Evita procedimientos duplicados: la instrucciones se pueden simplificar mediante la integración de los criterios de gestión
• Implantación rápida: la implantación se agiliza gracias a la puesta en marcha de todos los sistema de gestión integrado
• Distribución de esfuerzos equitativa: los recursos y los esfuerzos se pueden gestionar de forma equitativa y así asegurar la misma dedicación a todos los sistema de gestión
• Políticas coherentes: los objetivos y políticos tendrán coherencia entre ello
• Formación de la plantilla menos compleja: la formación del personal es más fácil y supone un menor coste, puesto que muchos apartados serán comunes a todos los sistemas
• Control de la información: la información podrá fluir multidireccionalmente y estar interrelacionada entre sí y de este modo, garantizar la accesibilidad
• Reducción de Costes: La integración de procesos y la eliminación de duplicidades lleva a una reducción significativa de costes operativos.
• Mayor Rentabilidad: La eficiencia en la gestión se traduce en una mayor rentabilidad a largo plazo.
• Cumplimiento de Requisitos Legales: Los SGIs ayudan a garantizar que la organización cumpla con todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
• Gestión de Riesgos y Oportunidades: Facilitan la identificación y gestión de riesgos, así como la identificación de oportunidades para mejorar.
• Satisfacción del Cliente: La atención a la satisfacción del cliente se ve mejorada al garantizar la calidad de los productos y servicios.

Beneficios de los Sistemas de Gestión Integrados

Los beneficios de los SGIs van más allá de la mera gestión eficiente. Algunos de los beneficios clave incluyen:

• Satisfacción del Cliente: La mejora constante de la calidad lleva a una mayor satisfacción del cliente y a una retención más alta.
• Gestión de Relaciones: Los SGIs ayudan a fortalecer las relaciones con clientes, proveedores y partes interesadas al demostrar un compromiso con la calidad y el medio ambiente.
• Evaluación del Desempeño: Facilitan la medición y evaluación del desempeño de la organización, permitiendo tomar decisiones informadas.
• Política Integrada: Establecen una política integrada que refleja el compromiso de la organización con la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo.

Objetivos de los Sistemas de Gestión Integrados

Los objetivos de un SGI son fundamentales para su implementación exitosa. Algunos de estos objetivos incluyen:

• Aumentar la Satisfacción del Cliente: al seguir los estándares y procesos rigurosos de ISO 9001, las organizaciones mejoran la calidad de sus productos o servicios
• Gestión de Aspectos Ambientales: Identificar y controlar los aspectos ambientales y los impactos de las operaciones de la organización al implantar una sistema de gestión ambiental ISO 14001.
• Seguridad y Salud Laboral: Garantizar un ambiente de trabajo seguro y saludable para todos los empleados cumpliendo los requisitos establecidos por la norma ISO 45001.
• Toma de Decisiones Informadas: Proporcionar a la alta dirección información precisa para la toma de decisiones estratégicas.

¿Cómo podemos integrar los sistemas?

En primer lugar, se debe lograr el compromiso unitario de la plantilla para poder lograr una implantación efectiva. Este proceso se puede explicar mediante un esquema de árbol: en el tronco nos ocuparemos de las partes en común de los sistemas de gestión y cada rama será una parte específica de los sistemas de gestión para integrar. De esta manera, se puede identificar con facilidad las partes más relevantes.

Sin embargo, existen diferencias si la empresa tiene una norma implantada o no.

En el caso de que la empresa esté certificada en un sistema de gestión, el proceso de implantación será más sencillo. El grado de adaptabilidad determinará los pasos a seguir, los recursos necesarios y el periodo de tiempo disponible.

Existen dos vías: implantación del sistema paralelamente al sistema certificado y posteriormente, se integran completamente los restantes. Y otra vía es la implantación del sistema desde cero.

Por otro lado, en el caso de no contar con ninguna certificación, se procederá a diseñar un sistema de implantación comenzando desde las partes comunes. En el caso de las partes específicas se pueden implantar una por una o realizar el desarrollo de las partes por procesos.

Sabremos que la integración se ha realizado correctamente cuando:

• Exista un único responsable del sistema de gestión integrado
• Todos los sistemas de gestión de los procesos productivos estén integrados
• Se reduzcan los documentos y registros de los procesos
• Los objetivos y las políticas tengan coherencia entre sí

Por tanto, podemos concluir con que la integración de los sistema de gestión facilita el cumplimiento de los estándares fijados para las diferentes áreas productivas. Desde el ahorro de tiempo a la mejora del desarrollo de los procesos, sus beneficios son múltiples.

Conclusión

La gestión integrada de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo se ha convertido en un estándar necesario en el mundo empresarial actual. Los SGIs no solo permiten cumplir con requisitos legales y mejorar la eficiencia, sino que también generan beneficios tangibles en términos de satisfacción del cliente y rentabilidad. Implementar un SGI no solo es una decisión estratégica, sino también un paso clave hacia la sostenibilidad y el éxito a largo plazo de cualquier organización.