Aunque las actualizaciones de la norma ISO 9001 no obliguen a redactar un manual de calidad, este documento es beneficioso para le empresa porque puede facilitar la certificación en la norma ISO y aumentar la satisfacción del cliente mediante documentos clarificados.

Por ello, en el blog de Audita hoy explicaremos en qué consiste y cuáles son sus ventajas

Qué es un manual de calidad

El manual de calidad de una empresa consiste en un documento que recoge los procedimientos y objetivos de la compañía para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad en los procesos productivos de la compañía, ya sea un producto o servicio final.

Por tanto, se trata de documentar en profundidad el grado de compromiso de la compañía con su sistema de gestión de la calidad para lograr sus objetivos empresariales. El tamaño, alcance y envergadura varían en función de la complejidad, volumen de producción y tamaño de la empresa. Ya que no es lo mismo una pyme que una empresa multinacional.

Este manual es público, por lo que el acceso es libre a todo aquel que quiera conocer los estándares de calidad implantados en la empresa como los proveedores, clientes e instituciones. Asimismo, en este documento ha de figurar las políticas de calidad y las herramientas para garantizar el éxito de la empresa.

Qué es un procedimiento de calidad

Un procedimiento de calidad consiste en la determinación de la metodología para realizar una tarea, es decir, el enfoque y quién lo va a realizar. Su principal objetivo es garantizar que toda la plantilla este implicado en realizar las tareas de la misma manera y siempre cumpliendo los mismos plazos para lograr los objetivos prefijados en la política de calidad de la empresa.

Cómo elaborar un manual de calidad

La norma UNE 66925:2002 determina las directrices a seguir para la elaboración de los documentos de los sistemas de gestión de la calidad de una empresa y cómo actualizarla para que se adapte a las necesidades específicas de cada compañía. Por ello, esta norma nos garantizará el éxito en la elaboración de nuestro manual de calidad.

Como hemos mencionado anteriormente, la última actualización de la norma ISO 9001 prescinde de la obligatoriedad de la elaboración del manual de calidad de las empresas. En esta última modificación, se detalla que la política de calidad de la empresa tiene que ser documentada, pero no determina el modo.

En concreto, se refiere a “información documentada” y determina que la organización tiene la obligación de mantenerla y controlarla con los formatos, pruebas y métodos que se consideren convenientes y oportunos. Sin embargo, estos datos e información para documentar son muy relevantes para mejorar nuestra sistema de gestión de calidad.

Por esta razón, se recomienda la elaboración del mismo para facilitar el cumplimiento de objetivos. Este manual favorece la organización del trabajo, así como la resolución de dudas sobre la forma a desempeñar los procedimientos de calidad.

Para poder elaborar eficazmente un manual de calidad, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Un único ejemplar de manual de calidad: solo se puede elaborar un único ejemplar de calidad, aunque se pueden introducir modificaciones. Sin embargo, solo tendrá vigencia un manual.
• Justificación: las exclusiones dentro del manual de calidad han de estar perfectamente justificadas y explicadas.
• Documentación: hay que documentar los procedimientos de calidad y los sistemas de gestión de calidad.
• Revisiones periódicas: las empresas deben revisar periódicamente el manual de calidad para garantizar los procedimientos de calidad y el cumplimiento de la norma ISO 9001.

Beneficios de un manual de calidad

No es obligatorio que las empresas redacten un manual de calidad, aunque las ventajas de contar con uno son muy significativas. Algunos de los beneficios más destacados de este documento son:

• Comprensión requisitos legales: facilita el entendimiento de los parámetros legales por parte de toda la plantilla de la empresa y favorece su cumplimiento
• Mejora de los procesos internos: este documento facilita que los procesos productivos de la empresa generan mayor valor
• Definición procedimientos: el manual garantiza la perfecta definición de los procedimientos de calidad para que los outputs y la actividad productiva sean uniformes
• Control continuo: se controla permanentemente cada proceso individual enmarcado en un sistema de procesos, por lo que la detección de irregularidades es más rápida y eficaz
• Optimización resultados: se incrementa la eficacia y se optimizan los resultados derivados de los procesos productivos gracias a una directrices claras y bien determinadas, en términos de eficacia y desempeño
• Identificación de necesidades: las necesidades se identifican más fácilmente y se sientan las bases para un compromiso de mejora continua