Una auditoría es una inspección llevada a cabo para comprobar el buen funcionamiento de una empresa. Sin embargo, existen distintos tipos de auditorías según el parámetro que queremos medir. Por ello, en en este artículo te contamos en qué consiste y por qué deberías realizarla en tu empresa.

Qué es una auditoría

Se trata de un «examen» que se realiza en una organización, con independencia de su tamaño, para verificar el buen funcionamiento de la misma. Es común encargar esta tarea a alguien ajeno a la corporación objeto de la auditoría, como son consultoras especializadas como la nuestra.

Auditoría interna de calidad

La auditoría interna de calidad tiene como finalidad controlar la implantación de la norma ISO 9001 en la organización. Estas auditorías internas son un requisito indispensable dentro de la norma porque constituye un paso esencial para verificar su implantación.

En este proceso se evalúa el funcionamiento de los sistemas establecidos previamente, las desviaciones que pueden existir y se proponen soluciones. Estas medidas suponen una garantía para el cliente al comprobar la veracidad en las directrices adoptadas por la empresa y mantener la calidad de sus productos o servicios.

Tipos de auditorías

Según la persona que realice la auditoría, podemos dividirlas en:

• Auditoría interna: la empresa evalúa su sistema de calidad. Se la suele conocer también como auditoría de primera parte
• Auditoría externa: existen distintos tipos
  • Auditoría de segunda parte: revisión realizada por distintos grupos que quieren evaluar el sistema de gestión de calidad por su relación con la empresa. Estos pueden ser proveedores o clientes que quieren saber si deberían establecer vínculos comerciales con ellos
  • Auditoría de tercera parte: investigación y análisis llevado a cabo por una organización externa independiente para certificar el cumplimiento de los requisitos de la norma

Objetivos de una auditoría interna

Una auditoría interna tiene numerosos objetivos como son:

• Analizar la adecuación o la no conformidad del sistema de gestión de calidad implantado por la empresa según la norma
• Velar por el cumplimiento de los parámetros de la ISO 9001
• Examinar la eficacia del sistema de calidad vigente para lograr los objetivos planteados
• Estudiar las posibles oportunidades de mejora en el sistema de gestión
• Mantener un registro y documentación para recoger las valoraciones del auditor durante el proceso

Ventajas de una auditoría interna

Los beneficios de una auditoría interna son múltiples para conocer la adecuación del sistema o evaluar las mejoras, entre otras cosas.

• Descubrir problemas para lograr la optimización del uso de recursos y costes
• Conocer la idoneidad del sistema de gestión de calidad vigente acorde a los requisitos de la norma ISO 9001 y sus desviaciones
• Actualizar el sistema de gestión de calidad
• Concienciación e implicación de la plantilla en los procesos productivos de la empresa para lograr el cumplimiento de los objetivos de la empresa
• Elaborar propuestas de mejora del sistema
• Obtener la certificación aminorando los contratiempos en las auditorías externas

Tipos de auditores

Las auditorías internas pueden llevarse a cabo por trabajadores de la propia empresa. Aunque es importante que no auditen la parte del proceso en la que suelen trabajar, pues de lo contrario, podrán pasar alguna deficiencia por considerarla “normal”. Ya que al estar familiarizados con estas actividades, es mejor dejar la tarea a alguien externo.

Sin embargo, el punto clave en este tipo de auditorías es la formación de la plantilla. La dirección debe formar a los empleados para que puedan evaluar correctamente el cumplimiento de los procedimientos de la empresa según la norma ISO 9001. Para ello, se les debe proporcionar los conocimientos necesarios para llevarlo a cabo.

Otro tipo de auditor interno es el profesional especializado ajeno a la empresa. Aunque no se debe confundir con una auditoría externa como la que hace una organización a otra como las realizadas por una Entidad de Certificación Acreditada a una corporación, que quiere un certificación ISO.

Quién participa en una auditoría interna

En una auditoría interna hay tres actores implicados principales:

• Responsable de la Gestión de la Calidad: revisa y actualiza la norma vigente y los pasos a seguir para los auditores internos. Su labor consiste en decidir si se deben hacer auditorías extraordinarias y designar al equipo auditor o auditor interno. Asimismo, revisa los informes finales y en caso de necesidad de soluciones, elabora medidas preventivas o correctivas junto a los responsables de área para solventar las deficiencias. Finalmente, se ocupa de registrar los procesos y guardar la documentación para dejar constancia
• Responsable de área: tiene que poseer un alto grado de conocimiento para poder comprender los fallos detectados, proponer soluciones y asegurarse del cumplimiento de las mismas
• Auditor interno: encargado de seguir los procedimientos estipulados, elaborar los informes de las auditorias y en caso de necesidad, introducir cambios para subsanar deficiencias

Pasos a seguir para realizar una auditoría interna

Procedimiento para hacer una auditoría interna:

Planificación de la auditoría

Hay que planificar con antelación la fecha para la auditoría y el plazo para obtener los resultados finales. Esto lo determinará el responsable de la Gestión de Calidad, así como la auditoría general, auditorías internas y la elección del trabajador que realizará la hoja de ruta a seguir.

Posteriormente, se lo comunicará al auditor toda la información necesaria para llevar a cabo la auditoría y le proporcionará los documentos.

Desarrollo de la auditoría

En la auditoría, el auditor interno le explica al responsable del proceso a auditar cómo se desarrollará e irán comprobando el cumplimiento de los requisitos fijados. Todas las deficiencias deberán ser registradas por el auditor interno.

Redacción de un informe final

El auditor interno deberá elaborar un informe con los resultados de la evaluación y posteriormente, se deberá poner en conocimiento del responsable de área auditada y departamento de las nuevas medidas correctoras. Estas modificaciones tienen que estar basadas en evidencias recogidas, no en valoraciones personales.

Seguimiento de las medidas adoptadas

Las correcciones adoptadas tiene que ser supervisadas para garantizar que hayan sido solucionadas las no conformidades. Asimismo, se evaluarán las medidas propuestas para mejorar el sistema de gestión de calidad.

¿Qué es una no conformidad?

Una no conformidad es el no cumplimiento de un requisito establecido por la norma ISO 9001, por tanto, constituye una deficiencia. Estas pueden darse en los procesos o materias, aunque hay dos tipos:

• No conformidad menor: deficiencia focalizada en una actuación individual
• No conformidad mayor: irregularidad detectada que tiene relación con las directrices de la norma ISO 9001 y afecta a la empresa en conjunto

En el caso de las primeras, no suponen la no obtención de la certificación. Sin embargo, las no conformidades mayores son obligatorias para la certificación del sistema.

Algunas no conformidades son incumplimiento de plazos o ausencia de informes.